การมอบหมายแชทให้กับแอดมิน

บทความนี้อธิบายวิธีตั้งค่าระบบมอบหมายแชทอัตโนมัติ (Agent Auto Assignment) ใน Zaapi เพื่อกระจายภาระงานของทีมแอดมินอย่างเท่าเทียมตามลำดับรอบ (Round Robin Logic)

ภาพรวม

คุณสามารถตั้งค่าการมอบหมายแชทอัตโนมัติ (Agent Auto Assignment) บน Zaapi เพื่อกระจายภาระงานให้กับแอดมินทุกคนอย่างเท่าเทียมกันได้ เมื่อมีลูกค้าเริ่มแชทเข้ามา ระบบจะทำการมอบหมายการสนทนาให้กับเจ้าหน้าที่แต่ละคนโดยอัตโนมัติ ตามลำดับแบบ “รอบเวียน” (Round Robin Logic)

คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัตินี้เพื่อนำข้อความจากช่องทางต่าง ๆ ส่งต่อไปยังแอดมินที่รับผิดชอบช่องทางนั้น ๆ ได้โดยตรง หรือจะตั้งค่าให้แชททั้งหมดของทีมถูกมอบหมายโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แต่ละคนจัดการเฉพาะกล่องข้อความของตนเองก็ได้เช่นกัน

ระบบมอบหมายอัตโนมัติจะคำนึงถึง “ช่วงเวลาทำงาน” ของแอดมินแต่ละคนด้วย ดังนั้น แชทใหม่จะไม่ถูกส่งให้แอดมินที่อยู่นอกเวลาทำงานในขณะนั้น

Round Robin Logic คืออะไร?

Round Robin Logic คือหลักการมอบหมายงานแบบวนลำดับ เพื่อให้แอดมินแต่ละคนได้รับจำนวนแชทใกล้เคียงกัน เช่น ลำดับการมอบหมายอาจเป็น A → B → C → A → B → C ไปเรื่อย ๆ อย่างต่อเนื่อง

---

วิธีตั้งค่าการมอบหมายแชทอัตโนมัติ

1. ไปที่เมนู Automations บนเว็บแอป Zaapi

2. คลิก Create new automation เพื่อสร้างระบบอัตโนมัติใหม่

3. เลือกประเภท Agent auto assignment

4. เลือกช่องทาง (Channels) ที่ต้องการให้ระบบมอบหมายแชทใหม่ (โดยทั่วไปแนะนำให้เลือกทุกช่องทาง)

5. เลือกแอดมินแต่ละคนที่ต้องการให้รวมอยู่ในการมอบหมายอัตโนมัติ หรือเลือกทั้งทีมก็ได้

   ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้างทีมได้ที่นี่

6. ตั้งชื่อให้กับระบบอัตโนมัติของคุณ

7. คลิก Create automation เพื่อเปิดใช้งาน

---

ข้อจำกัดของการมอบหมายอัตโนมัติ

• สามารถตั้งค่าได้เพียงหนึ่งระบบต่อหนึ่งช่องทางเท่านั้น

• การมอบหมายจะไม่เกิดขึ้นหากข้อความจากลูกค้าเข้ามานอกเวลาทำงานของแอดมินทุกคนในระบบนั้น