การมอบหมายการสนทนา (Assign Chats)

บทความนี้อธิบายวิธีมอบหมายการสนทนา (Chats) ให้กับผู้ดูแลระบบ (Admin) ใน Zaapi เพื่อให้ทีมสามารถตอบลูกค้าได้รวดเร็วและจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Overview

เพื่อให้การตอบกลับลูกค้าเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีระบบ ทีมผู้ดูแล (Admin Team) จำเป็นต้องทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณเพิ่มสมาชิกใหม่เข้าทีมในบัญชี Zaapi คุณสามารถมอบหมายการสนทนาให้พวกเขารับผิดชอบโดยตรงได้

---

วิธีมอบหมายแชทให้ผู้ดูแล (How to Assign Chats to Admins)

การมอบหมายแชทสามารถทำได้ 3 วิธีหลัก:

1. การมอบหมายแบบแมนนวล (Manual Assignment)

รายบุคคล (Individually):

• เปิดหน้ากล่องข้อความของลูกค้า

• เลือกชื่อผู้ดูแล (Admin) ที่ต้องการมอบหมายจากเมนูแบบเลื่อนลง (Dropdown) บนการ์ดแชท

แบบกลุ่ม (In Bulk – เฉพาะบนเดสก์ท็อป):

• วางเมาส์เหนือการ์ดแชทแต่ละรายการใน Inbox แล้วคลิกเลือกหลายรายการพร้อมกัน

• แถบคำสั่งจะปรากฏที่ด้านล่างของหน้าจอ

• เลือกผู้ดูแลที่ต้องการมอบหมายให้ดูแลแชททั้งหมดในครั้งเดียว

---

2. การมอบหมายอัตโนมัติ (Automatic Assignment – Using Agent Auto Assignment)

เมื่อมีลูกค้าส่งข้อความใหม่มายังแชทที่ยังไม่ได้มอบหมาย ระบบจะมอบหมายแชทนั้นให้ผู้ดูแลที่พร้อมถัดไปโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งค่าผู้ดูแลที่ต้องการให้มอบหมายตามแต่ละช่องทางได้ในส่วน Automations

หากต้องการดูวิธีตั้งค่า Agent Auto Assignment สามารถคลิกที่นี่

---

3. การมอบหมายอัตโนมัติเมื่อผู้ดูแลตอบกลับ (Automatic Assignment on Admin Reply)

เมื่อผู้ดูแลตอบกลับข้อความของลูกค้า แชทนั้นจะถูกมอบหมายให้กับผู้ดูแลคนนั้นโดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: คุณสามารถปิดการตั้งค่านี้ได้ในเมนู Automations Area

---

หลังจากมอบหมายแชทสำเร็จ

• ผู้ดูแลสามารถกรองดูเฉพาะแชทของตนเองได้ผ่าน Inbox Filters

• ระบบจะแสดงข้อความระบบ (System Message) ในประวัติแชท เพื่อระบุว่าแชทนั้นถูกมอบหมายให้ใคร

• ทุกครั้งที่ผู้ดูแลส่งข้อความ จะสามารถเห็นได้ชัดเจนว่าข้อความนั้นถูกส่งโดยใคร